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撰写者

安妮·穆尔文娜(Anne Mulvenna)

为什么要使用Excel 企业资源计划系统't Enough

天才ERP:现成的现成用于定制制造的。

像大多数企业一样,您可能依靠Excel来运行您的企业-实际上,德勤表示,有70%的公司使用Excel来处理敏感和关键的数据和流程。显而易见,为什么Excel既熟悉又简单,大多数员工对此都有很好的了解,并且它是功能强大的业务工具,可让您存储和处理数据。

但是,面对现实吧,如果您是一家繁忙的制造工厂,Excel还不够好。 Excel存在多个问题,从数据的安全性和准确性到人为错误到效率,这意味着您需要一个更好的系统来处理重要的业务数据和信息。像ERP这样的集成解决方案将使您能够更好地控制数据以及依赖于数据的重要业务流程和决策,从而使您的车间运行更顺畅,更高效。让'看一下,看看Excel和ERP如何相互对抗。


Excel vs 企业资源计划 —错误

坦白地说,人为错误会蔓延到人为使用的任何系统中,但是Excel特别容易受到人为错误的影响。多项研究证明了这一点:夏威夷大学的一份报告显示,88%的电子表格包含错误; Coopers和Lybrand发现,在所有具有150行或更多行的电子表格中,有90%持有错误;毕马威(KPMG)在22个电子表格的样本中发现了91%的错误。


类似的研究不适用于ERP系统,但是由于Excel不是像ERP那样的单一集成系统,因此Excel更容易受到人为错误的影响。 Excel是一种非常手动的工具,您的组织中的多个部门将依赖于包含相同数据的不同Excel电子表格集,而不是像ERP那样进行集中和集成。

这意味着相同的数据将多次输入到多个电子表格中,这不仅意味着大量浪费员工的时间,而且每次手动输入数据时,人为错误的可能性也大大增加。输入后,有可能出现数据输入错误。一旦共享了一组电子表格,您将失去对它们的所有控制。

由于您的数据没有单一的真实来源,就像您使用ERP一样,因此,您无法确定在共享电子表格后,或者每个人都在依赖数据,您对数据进行了哪些更改在正确的数据集上。例如,您的生产部门可能依赖于一组旧的电子表格,或者依赖于无意间出错的工作表,这可能会导致过多的浪费并浪费整个生产线。  


Excel还基于用于处理数据的公式和函数,这是人为错误可能渗入的另一个地方。即使您的办公室里有一个“ Excel Hero”,他会来回了解产品,如果函数输入错误也是如此。您最终将获得错误的数据。而且,总会有人破坏功能的风险-这会使业务陷入停顿,特别是如果您的Excel Hero碰巧不在办公室并且无法立即解决问题!

另一方面,ERP系统为您提供了整个公司都可以使用的实时数据源,从而降低了人为错误的风险。您无需多次手动输入数据,也无需与多方共享电子表格。组织中的每个人都可以访问并依赖相同的数据,因此您可以确信组织中的每个人都在使用最新,最准确的数据集。

还可以使用多种自动化报告和分析工具来构建ERP,这意味着Excel功能已成为过去。 企业资源计划系统通过自动化和集成消除了重复任务,并使数据操作更容易,更可靠。


Excel vs 企业资源计划 —效率

上面已经提到了这一点,但是Excel对您的组织可能效率极低,因为Excel的主要问题是您需要反复重新输入数据。例如,如果您要在Excel中编写所有报价,则可能必须在单独的电子表格或系统中根据这些报价手动创建销售订单。

必须逐页创建每个报告,报价或订单,而库存管理的唯一方法是有人每次进入并手动更新您的信息。使用Excel之类的程序,还会因意外删除文件或系统崩溃而导致丢失文件的风险。


电子表格的另一个问题是,它们与您的组织中的其他组织隔离,这使得协作变得很困难。尽管可以使用Office和Excel的移动版本,甚至Microsoft OneDrive上的基于云的Excel电子表格,但这些产品具有明显的缺点,并不总是支持协作。

例如,当多个工作人员试图同时访问和更改文档时,很难控制电子表格。相反,云托管的ERP解决方案具有用于管理多个用户的内置控件,并且旨在支持远程工作人员以及本地员工。 企业资源计划系统使您可以实时跟踪信息,而无需多个电子表格。

例如,这使您可以利用ERP来自动将报价转换为销售订单,从而自动执行销售订单创建过程。借助ERP,您还可以轻松地搜索和查找所需的实时数据,并在部门之间高效共享数据。重复输入或丢失数据浪费时间的日子已经一去不复返了。


企业资源计划还可以通过实时仪表板全面查看所有业务流程。在当今世界,大多数企业每天都会获取大量与业务相关的数据。 企业资源计划系统可以有效地使用这些实时数据来提供对公司绩效的关键见解,并改善您的决策能力和业务流程。

Excel vs 企业资源计划 —分析

了解您的财务状况对于使公司保持盈利至关重要。与Excel不同, 企业资源计划可以为您提供实时的集成财务工作流程 可以自动从组织的各个领域收集帐单数据。这意味着您对所有财务活动(包括月末,发票,供应商付款和工资单)都有一个集中式系统。

借助ERP,您可以实时了解自己的财务状况,并且知道哪些工作使您陷入困境。 Excel固有的手动流程可以'不能支持这种类型的分析,但是ERP软件可以。


企业资源计划还可以将您的员工绩效与项目成本和时间表进行比较。 企业资源计划中完善的工作流系统可以随时为您的团队提供所需的信息,以确保他们从事的任何项目都按目标完成。此信息可以让您知道合适的人在正确的时间进行正确的项目,还可以更好地分配资源和安排车间。

借助ERP,不再需要花费更多的停机时间-再次,Excel无法做的事情就是它没有能力或功能来进行实时分析。

最终获胜者是...

企业资源计划是显而易见的赢家,在管理实时数据以及依赖于此的重要业务流程方面表现出色。 虽然是很好的商业工具,您的商店显然比Excel更值得拥有,以保持最高的运行效率。


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