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撰写者

安妮·穆尔文娜(Anne Mulvenna)

Excel会被替换吗?

天才ERP:现成的现成用于定制制造的。

Excel是一种千篇一律的商务工具,擅长许多任务,但对其中任何一项都不擅长。通过使用诸如ERP系统之类的目标工具,可以使Excel的许多工作变得更容易,更有效和更智能。

Excel的6个缺点

1.神奇的电子表格效果

我们从制造商那里偷听到的很多事情之一是“一切都在 魔术电子表格”或“我们只是使用魔术电子表格来管理我们的商店。” 


这意味着许多制造商都依赖一个或一系列Excel电子表格,而一个人(创建并知道如何使用“魔术电子表格”)来管理他们的业务。


问题在于,魔术电子表格的拥有者是唯一真正知道其工作方式的人,如果这个人离开了组织,甚至去度假了几周,一切都会陷入停顿。


Excel是一个很好的业务工具,但仅依靠一个电子表格或一个人来管理复杂的制造业务还不够。

2.低效的数据输入

Excel的一个主要问题是您需要不断重新输入数据,使其成为低效的工具。 


例如,如果您要在Excel中编写所有报价,则可能必须在单独的电子表格或系统中根据这些报价手动创建销售订单。 


使用Excel,必须逐张手动创建每个报告,报价或订单,这意味着您不断地重新输入数据。此外,您的唯一方法 库存 如果某人每次使用零件时有人进来并手动更新您的信息,这可能是准确的,这是不现实的。

3.合作不良

Excel的另一个问题是,它会创建“信息孤岛”,这使部门之间的协作变得困难。 


尽管可以使用Office和Excel的移动版本,甚至Microsoft OneDrive上的基于云的Excel电子表格,但这些产品具有明显的缺点,并不总是支持协作和 远程工作 -现在比以往任何时候都重要的事情。 


例如,当多个工作人员试图同时访问和更改Excel文档时,很难控制电子表格并保持准确性。

4.人为错误

坦白地说,人为错误可能会渗透到人们使用的任何系统中,但是Excel特别容易受到 人为错误 因为它是非常手动的工具。 


多项研究证明了这一点:夏威夷大学的一份报告显示,88%的电子表格包含错误; Coopers和Lybrand发现,在所有具有150行或更多行的电子表格中,有90%持有错误;毕马威(KPMG)在22个电子表格的样本中发现了91%的错误。 


Excel还基于用于处理数据的公式和函数,这是人为错误可能渗入的另一个地方。即使您有一个“ Excel英雄”在办公室中运行“魔术电子表格”,并且从里到外都知道产品,如果意外误输入了功能,您将得到错误的数据。 


而且,总是存在有人不知不觉中断功能的风险,这可能会导致您不必要的延迟,尤其是在您的Excel英雄碰巧不在办公室并且无法立即解决问题的情况下。

5.数据控制不足

您组织中的多个部门是否依赖于包含相同数据的不同Excel电子表格集?


问题在于,同一数据将多次输入到多个电子表格中,这不仅意味着浪费大量的员工时间,而且每次出现错误时,人为错误的可能性也大大增加。手动输入数据可能会导致数据输入错误。 


一旦打印或共享了一组电子表格,您将失去对它们的所有控制。 


由于您的数据没有单一的真实来源,因此您既无法确定对数据进行了哪些更改,也无法确定每个人是否都依赖正确的数据集。 


例如,您的生产部门可能依赖于一组旧的电子表格,或者依赖于无意间出错的工作表,这可能会导致过多的浪费并浪费整个生产线。  

6.数据分析不足

了解您的财务信息对于使公司保持盈利是很重要的-但是Excel无法为您提供实时的集成财务工作流,该工作流可以自动从组织的各个领域收集帐单数据。 


像ERP这样的集成系统为您提供了用于所有财务活动的集中系统,包括月末,发票,供应商付款和工资单,这意味着您始终可以实时了解自己的财务状况,并且知道哪些工作使您处于黑色或红色。 


Excel固有的手动流程可以'助您进行这种类型的分析,这意味着在进行分析时,您总是落后于八个球 有效的商业决策.

您应该替换Excel吗?

一言以蔽之。


Excel是一种出色的商业工具,可以完成许多不同的工作并支持许多不同的功能,但是它无法管理定制的制造业务的复杂性。


您现在需要更换它。


如以上列表所示, Excel太多问题 依靠它来运行您的定制制造业务。您需要一个更具针对性且集成化的系统,该系统可以利用实时数据来高效地管理您的制造车间-您需要一个ERP系统。 (点击 这里 以了解您可以通过ERP系统获得的投资回报率,以及为什么这是您可以做出的最佳业务决策之一。)


一个ERP系统将通过一个完全集成的系统管理业务的各个方面,包括生产,计划,采购,制造,销售,分销,会计和客户服务。


而且,ERP系统的最大优势之一是它能够提供 完全可见 运营方面的优势,使您更轻松地管理业务,并为您提供有关运营绩效的见解。 


借助ERP,可以自动完成以前需要花费数小时筛选电子表格和手动创建报表的工作,从而为您提供了全面的操作概览,使您可以通过实时仪表板衡量关键绩效指标,并运行更高效的制造业务。


企业资源计划系统的许多好处包括:


  • 减少人为错误
  • 更好的库存控制
  • 集成和自动化的业务流程
  • 可靠的实时数据
  • 优化生产进度
  • 更好的业务分析
  • 加强合作
  • 更好的决策能力
  • 吞吐量增加
  • 更好的数据控制
  • 容量最大化


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