撰写者

安妮·穆尔文娜(Anne Mulvenna)

为什么Excel不够用

天才ERP:准备就绪'用于定制制造。

像大多数公司一样,您可能信任Excel来经营您的业务。实际上,德勤声称70%的公司使用Excel来处理敏感数据和流程。原因很容易理解,因为Excel熟悉且直接,而且您的大多数员工都对它有很好的工作知识。它是功能强大的专业工具,可让您存储和处理数据。

但是,让我们面对现实吧,如果您是一家繁忙的制造工厂,Excel还不够好。从数据的安全性和准确性以及人为错误到效率,Excel面临许多挑战,这意味着您需要一个更好的系统来处理重要的数据和业务信息。 。

诸如ERP的集成解决方案将使您对数据以及依赖于该数据的业务流程和重要决策有更多的控制权,从而使您的生产更加顺畅和高效。让我们看一下Excel与ERP的比较。

Excel vs ERP-错误

坦白地说,人为错误可能会渗透到人类使用的任何系统中,但是Excel特别容易受到人为错误的影响。多项研究证实了以下几点:根据夏威夷大学的一份报告,88%的电子表格包含错误。 Coopers和Lybrand发现,有150行或更多行的电子表格中有90%包含错误。毕马威(KPMG)在22个电子表格的样本中发现了91%的错误。

类似的研究不适用于ERP系统,但是由于Excel不是像ERP这样的单一集成系统,因此Excel更容易受到人为错误的影响。 Excel是一个非常手动的工具。您组织中的多个部门不会像ERP那样被集中和集成,而是将依赖包含相同数据的Excel电子表格的不同集合。

这意味着相同的数据将在多个工作表中多次输入,这不仅意味着您的员工会浪费大量时间,而且每次手动输入数据时都可能会出现更大的人为错误。 ,则可能会出现数据输入错误。

话虽这么说,一旦共享了一组电子表格,您将失去对它们的所有控制权。由于您的数据没有单一的真实来源,就像您使用ERP一样。您也不能确定共享电子表格后对数据进行了哪些更改,或者每个人是否都信任正确的数据集。

例如,您的生产部门可能依赖于一组旧的电子表格,或散布有无意错误的工作表,这可能导致过多的浪费并挤压整个生产线。

Excel还基于用于处理数据的公式和函数,这是人为错误可能蔓延的另一个地方。即使您的办公室里有一个“ Excel Hero”,他知道产品的上下信息,但是如果输入的功能不正确,最终也会得到错误的数据。

此外,总会有人失去功能的风险-这可能会终止业务,尤其是在您的“ Excel英雄”不在办公室且无法立即解决的情况下。问题 !

另一方面,ERP系统为您提供整个企业可以使用的单一数据源,从而减少了人为错误的风险。您无需多次手动输入数据或与多方共享电子表格。您组织中的每个人都可以访问相同的可靠数据。

因此,您可以确保它们每个都在使用最新,准确的数据。 ERP也具有大量自动报告和分析工具,这意味着Excel功能已成为过去。 ERP系统通过自动化和集成消除了重复工作,并使数据操作更容易,更可靠。

Excel vs ERP-效率  

上面已经提到了这一点,但是Excel对您的组织可能效率极低,因为Excel的主要问题之一是需要重复重新输入数据。例如,如果您在Excel中编写所有报价,则可能需要根据单独的工作表或系统中的报价手动创建销售订单。

必须逐张创建每个报告,报价或订单。管理库存的唯一方法是允许某人每次手动输入和更新您的信息。使用Excel之类的程序还可能由于意外删除文件或由于系统崩溃而增加丢失文件的机会。

电子表格的另一个问题是,它们与组织的其余部分隔离,因此很难进行协作。尽管Microsoft OneDrive提供了Office和Excel的移动版本,甚至提供了基于云的Excel电子表格,但是这些产品具有明显的缺点,并不总是支持协作。

例如,当多个用户试图同时访问和编辑文档时,很难控制电子表格。相反,云托管的ERP解决方案具有内置的控件来管理多个用户。它旨在支持远程工作者并增加本地劳动力。

ERP系统使您可以实时跟踪信息,而无需多个电子表格。例如,它允许您使用能够自动将报价转换为订单的ERP来自动执行销售订单创建过程。

借助ERP,您可以轻松地搜索和查找所需的数据,然后在不同部门之间高效共享。由于重复输入或丢失数据而造成的时间浪费现在已经成为过去。

借助实时可用的仪表板,ERP还可以提供所有业务流程的完全可见性。在当今世界,大多数企业每天都会获取有关其企业的大量数据。 ERP系统可以有效地使用这些数据来提供有关公司绩效的基本信息,并改善您的决策能力和业务流程。

Excel vs ERP-分析

了解您的财务状况对于使您的业务陷入困境非常重要。与Excel不同,ERP可以为您提供集成的实时财务工作流,该工作流可以自动从组织的各个领域收集帐单数据。这意味着您对所有财务活动(包括月末,发票,供应商付款和工资单)都有一个集中式系统。

随着 集成管理软件(ERP),您可以实时了解自己的财务状况,并且知道哪些合同使您陷入困境。与ERP软件不同,Excel中固有的手动流程根本无法提供这种分析。

ERP还可以根据项目成本和时间表分析员工的绩效。 ERP中的完整工作流系统可以随时为您的团队提供所需的信息,以确保他们正在从事的项目集中精力。此信息可以让您知道是否合适的人在正确的时间进行了正确的项目,还可以使您更好地分配资源并计划生产。通过ERP消除代价高昂的停机时间。同样,Excel缺乏执行实时分析的能力和功能,因为它缺乏执行实时分析的能力。

最终获胜者是...

ERP是显而易见的赢家,在管理数据以及依赖于数据的重要业务流程方面处于领先地位。虽然这是一个很好的业务工具,但显然可以使您的生产车间比Excel更好,以保持最佳性能。

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